Sicurezza e privacy
Quanto teniamo i dati e come li cancelli
Quanto restano i file del tuo studio, come si cancellano e come li porti via quando smetti di usare Allega.
Dove una riga rimanda a un documento, vale il documento. Dove c’è scritto «Funzione dell’app», descriviamo come funziona il programma.
Quanto restano i dati
| Cosa | Per quanto tempo | Dove è scritto |
|---|---|---|
| Documenti e file delle pratiche | Restano nell’archivio finché non li cancelli tu o non cancelli lo studio. Spazio per piano: Free 1 GB, Start 10 GB, Pro 50 GB, Team 250 GB e Enterprise senza limite. | Dove è scritto: |
| Pratiche scadute | Una pratica scaduta resta nell’archivio con i suoi file. La scadenza è un promemoria, non una cancellazione. | Dove è scritto: Funzione dell’app |
| Registro attività | Resta 12 mesi; nel piano Enterprise non ha limite. Ogni notte Allega cancella le righe più vecchie. | Dove è scritto: |
| Codice di accesso al portale | Il codice vale 5 minuti. I codici e gli accessi scaduti si cancellano ogni notte. | Dove è scritto: |
| Copie di sicurezza | Restano 30 giorni, poi vengono distrutte. Anche un file che hai cancellato può restare in una copia per quel tempo. | Dove è scritto: |
| Dati di fatturazione | Si conservano 10 anni, perché lo chiede la legge. | Dove è scritto: |
| Dopo la fine del contratto | I dati dello studio si cancellano entro 30 giorni dalla cessazione. Le copie di sicurezza scadono entro 60 giorni in tutto. Restano solo i dati che la legge impone di conservare. | Dove è scritto: |
Come si cancellano
| Cosa cancelli | Cosa succede | Dove è scritto |
|---|---|---|
| Un documento | Lo cancelli dalla pratica: sparisce dall’archivio e il file viene tolto dal server. Anche il cliente può cancellare un suo file, finché lo studio non lo ha approvato. | Dove è scritto: Funzione dell’app |
| Una pratica | Cancelli la pratica e con lei i suoi file. | Dove è scritto: Funzione dell’app |
| Un cliente | Cancelli il cliente, le sue pratiche e i loro file. | Dove è scritto: Funzione dell’app |
| Tutto lo studio | Lo fa solo il titolare, da Impostazioni, poi Sicurezza. I file vengono tolti dall’archivio e l’abbonamento si ferma a fine periodo. Gli altri dati si cancellano entro 30 giorni dalla cessazione, come scritto nel DPA. | Dove è scritto: |
Esportazione a fine rapporto
| Esportazione | Cosa contiene | Dove è scritto |
|---|---|---|
| Esporta ZIP | In qualsiasi momento, dalla lista delle pratiche, esporti i documenti in uno ZIP. Cartelle e nomi dei file seguono le regole che ha scelto lo studio. | Dove è scritto: Funzione dell’app |
| Dati dello studio in JSON | Il titolare scarica da Impostazioni, poi Sicurezza, un file con i dati dello studio. Dentro ci sono clienti, pratiche, voci, nomi dei file, notifiche e abbonamento. I file veri non ci sono: si esportano con lo ZIP. | Dove è scritto: |
| A fine rapporto | Chiedilo entro 30 giorni dalla cessazione. Allega ti manda un ZIP completo: dati in JSON, file originali e un indice. Scrivi a privacy@allega.it. | Dove è scritto: |
Allega non è un servizio di conservazione a norma
Allega raccoglie i documenti dei tuoi clienti. Non li conserva con firma e marca temporale, come chiede la legge per fatture elettroniche e libri contabili. Per quelli serve un conservatore accreditato.
Con l’esportazione ZIP porti i documenti dove servono. Leggi la sezione 13 dei Termini.